如何在3分钟内,做好工作汇报?

 

相信很多人遇到过这种情况。

领导交代了你一项工作,第一天你加班到半夜,没有完成。然后第二天接着做。到晚上终于做完了,但是你没有主动汇报,等第三天领导找你时,你才汇报工作。

领导说:“一个简单的工作怎么搞这么久?

大家听到领导这样说的时候,肯定会觉得很委屈,因为自己连续加了两天的班,得来的却是“一个简单的工作怎么搞这么久?”。

但如果第一天晚上需要加班,下班的时候你可以把进展情况汇报一下。第二天继续这样汇报,然后你再看看领导还会不会这样说?

所以千万千万不要等到领导来找你时,才汇报工作。

要主动的汇报工作,让领导及时了解你的工作情况,说不定领导还能察觉出你工作中的问题,给予指导和帮助,这样不但可以避免执行跑偏,还能有效地化解危机。

汇报工作要怎么汇报?什么时候汇报呢?接下来我们来详谈一下汇报技巧。

1

时间短的工作

什么时候完成,什么时候汇报

领导交代的工作,有的只需要几分钟就可以完成,有的工作一天之内就能完成。那对于这些工作,该什么时间完成,什么时候汇报呢?

记得在我刚入职场的时候,有一次领导安排我做一个报表,我加班到晚上11点才完成。

完成后我把报表发送给了领导邮箱,然后给他发了信息告诉他已经把完成的报表发送到他的邮箱了。领导回复我说:工作到这么晚,辛苦了,快点回去休息吧。 

看到领导关心的话语,觉得加班挺值得的。

如果不及时汇报,那领导就会认为我很快就做完了,并不知道我这么辛苦。

当然不是让你们明明可以很早完成的工作,拖到大半夜才汇报刚完成。

对于短时间内可以完成的工作,尽量做到什么时候完成,什么时候汇报。如果提前完成,也要提前汇报,绝不空耗时间,假装工作做了很久。

当你的领导给你安排一个任务,要求下班前完成,如果你下午3点可以完成,那你最好3点就去汇报。

因为通过汇报可以让领导知道你的工作进程和状态。

如果做的好,那么领导会予以表扬。

如果做的不到位,经过领导指点,还有时间去修改完善。

如果一直拖到下班时再汇报,一旦发现工作执行走样,那你可能要加班或第二天修改,这样也耽误了你的时间和其他工作。

2

时间长的工作

坚持每天汇报让领导了解进展

对于时间跨度较长的工作,比如三四天或者需要一两个月才能完成的,就不可能等到完成的时候再去汇报了。

这时候你就需要主动去汇报你的工作情况,让领导了解你的工作进程,也便于领导帮你把关,适时的给你提供工作指导。

3

阶段性汇报结果

汇报重点,不说废话

领导通常很忙,没有时间也没有兴趣去听你非常细致的汇报工作的来龙去脉。

比如说领导安排你打印文件,当你去打印的时候墨盒没有墨水了,采购部还没有买新的墨盒回来,这个时候你只需要告诉他结果:打印的文件还需要多久才能送到他的手里。

当你的工作没有完成的时候,你应该先说出来,然后在说明没有完成的原因。

千万不要先说一大堆理由,然后说工作没完成,这样领导会认为你在为自己辩护、推卸责任。

同样是工作没完成,先说结果与后说结果,给领导的印象会截然不同。

说完结果后,领导可能想听你说说工作过程,这时一定要挑重点,千万不能不分主次,一股脑倒出来。这样不仅吸引不了领导,还会适得其反。

所以在你汇报之前,最好先列个大纲,在心里明确要讲的几点,这样汇报时你才能做到重点明确、繁简适度。

4

关于工作困境

汇报时提出建议,供领导参考

如果工作中遇到问题不向领导汇报?

那就是你的失职。

但如何要汇报该如何去和汇报呢?

在汇报问题时,永远带着建议去。千万不要直接把问题和解决方案都抛给领导。

有理有据地找出事实背后的本质问题,得出结论,形成决策意见,给领导选择,这才是优质的汇报。

成功的汇报千篇一律,糟糕的汇报却千奇百怪。

咨询很多的500强企业高管:“你最讨厌下属做怎样的汇报工作?”

总结他们的答案,再加上自己的经验,小编总结了以下3种常见的错误汇报方式,赶紧看看自己躺枪?

第一:讲不到重点型

这种情况最常见,刚毕业那会小编就吃过类似的亏。工作汇报前做好了很充分的准备,把笔记本写的整整齐齐,自信满满的做了汇报。

最后领导问:“where are your key point?”不是”what”。

这个词充分的显示领导对于汇报内容一头雾水的状态。从那以后自己每次汇报都会提出重点再汇报。

 

第二:逻辑不能打乱型

通常做工作汇报时,我们都会有自己的内在逻辑。

然而向领导汇报时,他的思维是跳跃的,而且他们只听自己感兴趣的部分,经常会打断你的汇报,直接让你进入其他的内容。

然而有些汇报者却很执着,缺少灵动性,非得按自己的逻辑来,完全不按领导的逻辑走,这种汇报者常常忽略了汇报本身就是要尊重领导的意愿来汇报。

 

第三:只有问题没有解决方案型

提出问题是最容易的,而有解决的方案才是最难的。

可怕的是汇报中很多人都只会提出问题,如果只是把问题扔出来,你是指望领导来替你解决吗?

所以要学会避免错误的汇报方式。

老板也好,领导也罢,管理层没有多余的时间,从你大堆信息中提炼重点,所以我们要杜绝废话,扔掉那些又臭又长的汇报报告。

有时候领导可能只想知道:事情什么时候完成?是否需要对方做决策?

唯有了解到问题的核心,对于什么需要重点讲,什么需要省略讲,心中自然就会有一个判断,准备汇报工作时,就能做到心中有数。

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