[PMP考试通]项目收尾都应该做什么?

品略图书馆

[PMP考试通]项目收尾都应该做什么?

在第六版的PMBOK中,项目的收尾是及其重要的内容,根据PMI给出的考试大纲,收尾过程组占到了考试内容的7%,而且收尾过程组只有一个过程,叫做“结束项目或阶段”,也就是说,一个过程考14题,是考纲里涉及考题最多的过程,所以我们应该非常重视收尾过程组。

以下是PMI对于PMP考试的最新考试试题分布说明:

考试内容题目数量试题百分比

项目启动2613%

项目规划4824%

项目执行6231%

项目监控5025%

项目收尾147%

总计200100%

PMBOK中对项目收尾工作的描述为:结束项目或阶段是终结项目、阶段或合同的所有活动的过程。本过程的主要作用是,存档项目或阶段信息,完成计划的工作,释放组织团队资源以展开新的工作。

其实在整个收尾过程中最重要的不是其输入输出或工具,而是在前言部分对收尾过程的主要工作描述,我将其摘录下来:

一、为达到阶段或项目的完工或退出标准所必须的行动和活动,例如:

1、确保所有文件和可交付成果都已是最新版本,且所有问题都已得到解决;

2、确认可交付成果已交付给客户并已获得客户的正式验收;

3、确保所有成本都已记入项目成本账;

4、关闭项目账户;

5、重新分配人员;

6、处理多余的项目材料;

7、重新分配项目设施、设备和其他资源;

8、根据组织政策编制详尽的最终项目报告。

二、为关闭项目合同协议或项目阶段合同协议所必须开展的活动,例如

1、确认卖方的工作已通过正式验收;

2、最终处置未决索赔;

3、更新记录以反映最后的结果;

4、存档相关信息供未来使用。

三、为完成下列工作所必须开展的活动:

1、收集项目或阶段记录;

2、审计项目成败;

3、管理知识分享和传递;

4、总结经验教训;

5、存档项目信息以供组织未来使用。

四、为向下一个阶段,或者向生产和(或)运营部门移交项目的产品、服务或成果所必须开展的行动和活动。

五、收集关于改进或更新组织政策和程序的建议,并将它们发送给相应的组织部门。

六、测量相关方的满意程度。

从这几方面来看收尾的工作是相当的多,难怪这一个过程要考14题。同时我们发现只完成项目收尾还不够,还要完成项目中出现的采购收尾

在对PMP的试题研究中发现,实际的收尾内容不止如此,还应该加上下列内容:

财务收尾(收付款)

最后项目绩效报告

庆功宴

所以综合来看,项目收尾内容比我们想象得要多。

那么我们进一步来看一下结束项目或阶段的输入和输出:

输入:项目管理计划记录了项目收尾的方法和完工标准;涉及到项目收尾的文件有很多,主要是用来支持和验证项目完结标准的内容;验收的可交付成果用来移交;商业文件用来判断项目是否符合前期定义的受益,协议用来参考是否符合合同要求;采购文档用以归档;组织过程资产可以理解为以往项目的收尾信息。

工具:专家判断是听取意见;数据分析所包含的各种分析可以检查项目的问题和未来可能发生的问题;会议可以有多种理解,如:经验教训总结会、收尾会、用户小组会和用户审查会等等,也就是说在收尾的时候,往往会开各种会议。

输出:项目文件更新目的是将所有可更新的文件确定为最终版本,尤其是经验教训登记册,要成为知识库的一部分;成果的移交,如果是阶段成果,是需要移交给项目中的其他干系人,如果是整体项目成果,那么移交给发起人、客户等最终干系人。项目做最终报告是做最后的绩效总结;这里的组织过程资产更新内容也是十分重要,PMBOK中主要描述了更新三个内容,分别是:项目文件、运营和支持文件、项目或阶段收尾文件、历史信息。项目文件可以理解为项目中产生的项目管理计划和项目文件的归档;运营和支持文件是为了对可以叫的成果进行说明,以便后续运营部门使用;项目或阶段收尾文件,是用来为项目进行成果移交的重要文件,往往在项目收尾开始的时候就已经产生;历史信息可以理解为总结的经验教训。

于是我们会发现项目的收尾,在PMP考试中的信息量是非常大的,稍不注意,可能就会选择错误的答案。

例如下面的试题:

例1:在项目收尾期间,项目经理更新了公司的信息库,应用于未来项目。项目经理正在从事下列哪一项资产工作?

已批准的变更请求

定量风险分析

已接受的可交付成果

历史信息

解析:答案D。本题考结束项目或阶段输出—组织过程资产(历史信息)。这是一道典型的ITTO(输入工具输出)题,在PMBOK的输出(组织过程资产更新)中描述:历史信息。把历史信息和经验教训信息存入经验教训知识库,供未来项目或阶段使用。可包括问题与风险的信息,以及适用于未来项目的有效技术的信息。如果使用排除法,A、B、C选项都不属于收尾内容。

如果这题你答对了,那么再来看下面这题:

例2:在从执行阶段过渡到收尾阶段时,项目经理收集并分发项目干系人的相关信息,以便改进未来绩效。

这应记录在哪一份文件中?

历史记录

组织过程资产

事业环境因素

项目管理信息系统(PMIS)

解析:答案B。本题考结束项目或阶段输出—组织过程资产更新。题目中明确说明项目已经过渡到收尾阶段,这时候对项目中的任何需要的信息进行归档,都会成为组织过程资产的一部分,所以答案选择B最合适。选项A的历史记录(可以理解为历史信息)属于组织过程资产的一部分,主要包括了经验教训,所以并不符合题意。所以这里也会提醒我们,做题的时候,可能会提供近似项来扰乱我们的阵脚。

有的时候不仅仅测试你的记忆功底,还可能需要你判断目前场景:

例3:在按时按预算交付一个项目之后,项目团队将被分配到另一个项目上,为确保满足干系人的期望,下一步该怎么做?

召开经验教训会议

审查并更新绩效报告

开展一项调查衡量客户满意度

与团队成员一起开展核实范围过程

解析:答案C。本题考结束项目或阶段过程内容。本题需要你学会根据题意来判断场景,题目描述“交付一个项目之后”,说明项目已经收尾或进入到项目收尾工作中。四个选项中A和C都是收尾内容,但是题目中还特别说明了“为确保满足干系人的期望”,那么C选项更加合适。

所以在学习PMP的知识点的时候,除了需要我们花时间去记忆这些ITTO,也更需要我们去理解其中的每一个细节。

免责声明:本文仅代表文章作者的个人观点,与本站无关。其原创性、真实性以及文中陈述文字和内容未经本站证实,对本文以及其中全部或者部分内容文字的真实性、完整性和原创性本站不作任何保证或承诺,请读者仅作参考,并自行核实相关内容。

http://www.pinlue.com/style/images/nopic.gif
我要收藏
个赞
被踩
分享到
分享
评论
首页